【2ヶ月目】古美術商を営む幼馴染の仕事をいい感じにするためにやったこと6個

幼馴染の仕事をサポートしていい感じにするプロジェクトの続編です。

僕が古美術・骨董業界の知識がゼロなので100点満点を目指さず、70点ぐらいを積み上げるトライアンドエラーの精神でやっています。先月やったのは以下の6つ。

  • ヤフオク & メルカリの出品作業効率化、マクロの洗練
  • 発送伝票を手書きから印刷式へ
  • 梱包資材の常備
  • Chromeリモートデスクトップの導入
  • Lightroom CCとDropbox有料プランの導入
  • 会計処理の効率化

あと効率化しようとして失敗したこともあって、その辺りの話も最後に残しています。

ヤフオク & メルカリの出品作業効率化、マクロの洗練

ヤフオクとメルカリの出品作業を半自動化しました。

これまで:100%人力の作業

業務の流れを理解するために、出品作業をたっちゃんから教えてもらって一定期間作業しました。作業の手順を分解すると以下の通り。

  1. 商品画像をUP
  2. 商品説明文を記載
  3. 販売価格などの必要な情報を入力
  4. カテゴリーなどをプルダウンから選択
  5. その後「確認する」「出品する」など特定のリンクボタンをクリック

1と2は商品によって入力する画像、値が毎回異なるので人間が対応する必要がありますが、3以降は同じ動きの繰り返し。マクロを組めば自動化できそうです。

で、「これって普段使ってるBTTで実現できるのでは?」と思って試してみました。

変更後:作業を半自動化

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試行錯誤を重ねて完成したのがこれ。ヤフオクの出品ページの説明フィールドでHTMLタグ入力を選択した状態でoption + command + ¥のショートカットキーを押すと

  1. 開始価格のフィールドに1000円を入れて
  2. 確認して
  3. 出品して
  4. 一旦取り消す

までを勝手にやってくれます。(出品した後に一旦取り消すのは終了日を後から調整するため)

ブラウザ上の座標を取って各種リンクボタンをクリックさせたり、画面遷移の時間を考慮して次のアクションを遅延させることで最適なタイミングを探ったりして、最終的に出来上がったマクロを実行したら思い通りの挙動をしてくれたのが気持ちよかったです。

発送伝票を手書きから印刷式へ

今回一番インパクトが大きかった改善がこれ。たっちゃんはこれまで発送の際に全ての伝票を手書きでおこなっていて、

僕「ちょっと待ってこれ送るの多い日とか伝票書くのにどのぐらいかかってるん?」
たっちゃん「2〜3時間ぐらい?」
僕「絶対自動化しよう」

というわけであれこれ調べて改善しました。で、辿り着いたのが以下2つのツール。

  • ゆうパックプリントR
  • 取引ナビブラウザ2

ゆうパックプリントRを導入しよう

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ゆうパックプリントRというのは郵便局が提供しているツールです。パソコンとプリンタを使って送り状を印字できる無料のソフトウェアで、Windows限定で、死ぬほど使いにくくてインストールした日は発狂してディスプレイに右ストレートをぶち込みそうになりました。

とはいえ最初の設定さえクリアしてしまえば日々の手書き作業から脱却できます。毎月一定数の荷物をゆうパックで発送する人は絶対導入しましょう。月に10個以上の伝票を書いている人は発狂してでも設定をがんばる価値があると思います。

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The・業務用ソフトって感じのUIがかわいい。

ゆうパックプリントRを導入してみての経験談をひとつ。設定で躓いたら検索するより電話で問い合わせたほうが早いです。設定は10人いたら9人は躓くと思います。そしてネット上に出ている情報は限られています。僕の場合はデータのマッピングが全然うまくいかなくて、検索しまくっても解決策を見つけられなくて、諦め半分で電話したらサポートの人が40分かけて丁寧に教えてくれました。

取引ナビブラウザ2で顧客データを作成しよう

ゆうパックプリントRの初期設定が完了すると、CSV形式で顧客データを読み込んで、伝票を印字できるようになります。

で、じゃあどうやってそのCSV形式の顧客データを作るねんって話ですが、ここで取引ナビブラウザ2を使います。

取引ナビブラウザ2はヤフオクの取引ナビをメーラー風のUIで操作できるフリーソフトで、Windows限定で、使いやすいです。メインの機能は取引ナビをメールのように扱う機能ですが、落札者の発送先情報を取り込んで、発送伝票用のCSVファイルを生成するという機能がついています。

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これにより、取引ナビブラウザ2でCSV作成→ゆうパックプリントRでCSVを読み込んで印刷、の流れが完成。今まで3時間かかっていた伝票作成作業が5分で済むようになりました。

たっちゃんは「なんで郵便局の人これ教えてくれへんかったん? 俺が4年間ずっと手書きしてた時間は何やったんwwww」と笑っていました。

梱包資材の常備

落札されたら発送するための段ボールを毎回ホームセンターに車で買いに行く、というのが習慣化していました。

僕「なんでまとめ買いして置いとかんの?」
たっちゃん「その手があったか」

というわけでよく使うサイズの段ボールを100枚ぐらいネットでまとめて注文。買いに行って帰ってくる移動時間の削減に成功してめでたい。

Chromeリモートデスクトップの導入

遠隔で僕が作業のサポートをするために、Chromeリモートデスクトップを導入しました。

前述した発送伝票をリモートで作成したり、パソコンの使い方で引っ掛かったときに状況を確認したり、出先から急ぎの作業を代わりにやったり、たっちゃんが疲れてくたばっているときに遠隔でYouTubeを開いてデスメタルを爆音で鳴らして元気付けたりしています。

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デスメタルを爆音で鳴らしたときのLINEのやりとり。

Lightroom CCとDropbox有料プランの導入

他にもリモート化 & クラウド化を進めました。

LightroomとPhotoshopを使いまくるので、この機会にLightroom ClassicからLightroom CCに移行。

そして仕事を手伝うようになってすぐにDropboxを導入したのですが、ファイルのやりとりが思ったよりも多く、無料プランだと上限に引っかかってしまって話にならないので2TBのプランを契約しました。Dropbox Plusは公式で申し込むよりAmazonで以下のやつを買ったほうがお安いです。

会計処理の効率化

続いて帳簿の付け方の話。

売上データ入力の自動化

これまでは売上が上がったら、毎回ヤフオクからExcelにコピペしていたとのこと。

これを月末にまとめてCSVでぶっこ抜くことにしました。取引ナビブラウザ2に売上データを取得してCSVで吐き出す機能があるのでそれを使っています。

仕入れデータ入力の自動化

仕入れのデータは今まで、仕入れ先の市場が毎回会計後に発行してくれる伝票を見ながら手打ちしていたとのこと。

今後は伝票をスキャンしてOCR(光学文字認識)でテキストデータに変換することにしました。課題は市場によって手書きの伝票がある点。ここは税理士の先生との雑談の中で外注する案が出たのでとりあえずそれを試してみることにしました。今月末にテストしてみる予定。うまくいったら嬉しい。

粗利の計算

売上と原価のデータがほぼ自動で取れるようになったので、あとはExcelのVLOOKUPで引っ張って計算させれば粗利がパッと出せるぞ、と思ったのですが、双方のデータを紐づけるための商品固有のユニークなIDがありませんでした。正確に言うとIDらしきものは一応あるにはあるのだけど毎月10個ぐらい重複しちゃってて使いものにならない状態。

そこでIDの命名規則を8月から改めました。完全にユニークなIDを付与できるようになったので、今月以降はVLOOKUPが期待通りに機能してもっと楽になるはず。

変更して失敗だったこと

「ここを変更すれば効率が良くなるぞ!」という確信があったものの、やってみると失敗だったこともありました。

商品のサイズをExcelで管理しようとしたらうまくいかなかった

商品を採寸して紙に書いてセロハンテープで商品にペタッと貼り付ける、という作業があったのですが、これをExcelで管理してみたらもっとラクになるのでは? と思ってやってみたら大失敗でした。

結果としては

  • 採寸からデータ入力までの導線が悪く、手書きのときより作業時間が増えた
  • 撮影後にサイズを確認したくなった際、わざわざパソコンを立ち上げてファイルを開く必要があって結果的に手間が増えた

という感じ。その後すぐ手書きに戻したのですが、Excelに入力していた期間の商品の対応が出てくると「あーダルいやつー!」という気持ちになってしまう。なんでもかんでもデジタル化すればいいってもんじゃない。この経験は次回に活かします。

マクロで拾いきれなかった作業のアウトソース

マクロを組んで出品プロセスを効率化・半自動化したものの、まだ人間が作業しなきゃいけない領域が残っています。それを僕がポチポチとやっていたのですが、繰り返しの作業に飽きる未来が見えてきたので早めにアウトソースすることにしました。

タスクレベルに分解して、マニュアルを作って、クラウドソーシングサービスを使って発注。結果的に少し楽になりましたが、マニュアル作りやダブルチェックなどの準備に時間がかかった割には効果が薄かったなあという印象。

敗因は業務プロセス全体への理解が足りないままアウトソースしちゃったこと。もっとマクロを洗練して、作業の流れを美しくしてからリベンジしようと思います。

まとめ

そんな感じで7月は柄にもなくめっちゃ頑張ってました。20時間全力で働いて3時間寝てまた15時間働く、みたいな無茶を重ねたり、連日ユンケルコーヒードデカミンでドーピングしたり、「ジェバンニが一晩でやってくれました」レベルの仕事を3日に1回ぐらいのペースでやってた気がします。そのうち死ぬ。

けど楽しさが上回ってるのはありがたい話。古美術品や骨董品にそこまで興味はなかったけど、綺麗な作品や不思議な物体を見るのは好奇心を刺激されるし、アナログな仕事を効率化していく作業はピタゴラ装置を作るような心地良いやりがいを感じます。面白いタイミングで面白い仕事に出会いました。今月も頑張っていく所存。

おまけの写真あれこれ

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32時間ぐらい動き続けて気絶するように寝落ちしたたっちゃん。

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デカい置物を梱包したら死体運んでるみたいになったときの様子。

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後先考えずに仕入れた結果足の踏み場がなくなった撮影室。

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いつか事務所を移したときに「よくあんな狭いところで作業してたよな」って振り返れるように記念撮影したら全然ピント合ってなかった1枚。

【1ヶ月目】古美術商を営む幼馴染の仕事をいい感じにするためにやったこと5個

2021年7月6日

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